Salesforceでは名刺交換した方の情報を取引先と取引先責任者のオブジェクトの登録して管理できます。
登録した情報を一覧表示したりEXCELファイルとして出力したい場合はレポート機能を使って簡単に対応できます。
取引先レポート作成の流れ
レポートタブの新規レポートボタンから作成できます。
はじめにレポートタイプを選択します。レポートタイプではレポート表示したいオブジェクトを選択します。今回は取引先の一覧表示を行なうので取引先を選択します。
表示したい項目はドラッグ&ドロップで入れ替えることができます。表示条件を指定することで特定の条件に絞って表示することができます。
レポートタイプを選択して作成ボタンをクリックすると次の画面が表示されます。
画面左上の保存ボタンをクリックすると作成したレポートを保存することができます。
最後にレポートを実行ボタンをクリックすると取引先一覧が表示されます。
取引先情報のEXCEL出力
レポートを作成したら詳細のエクスポートボタンをクリックするとEXCEL出力の画面が表示されます。
この画面で出力形式を指定してエクスポートボタンをクリックします。
これでxlsファイルとしてエクスポートされます。エクスポートしたファイルを開くとレポートで出力した情報が表示されることを確認できると思います。
エクスポートしたファイルを開く際に次の通知ポップアップが表示されると思いますが気にせず開いて大丈夫です。
警告が気になる場合はエクスポートした内容をコピーして別の新規EXCELファイルに貼り付けて利用すれば解決すると思います。
取引先毎の取引先責任者の一覧表示
取引先毎に取引先責任者の一覧を表示するレポートを作成したいときは、レポートタイプで「取引先責任者と取引先」を選択します。
すると取引先と取引先責任者２つのオブジェクトの項目が選択できるようになります。
これで取引先と取引先責任者の情報を表示できましたが、このままだと取引先毎の取引先責任者という確認はやりずらいと思います。そこでレポート形式をサマリ形式に切り替えます。
これで特定の項目でグルーピングできるようになります。
ドラッグ&ドロップで取引先項目でグルーピングするようにします。
これで取引先毎の取引先責任者をわかりやすく表示できます。
サマリ形式のレポートもEXCEL出力することができますが、表示は表形式のときと同じようになります。
以上がレポート機能の基本的な使い方です。他にも便利な機能がたくさん用意されています。レポートの使い方はTrailheadでも学ぶことができます。